勤務時間内に仕事が終わらなくて残業をしてしまうことはみなさんも経験はあるでしょう。筆者も勤務時間内に仕事が終わらなくて残業をする経験は多くあります。
ですが自身の毎月の平均残業時間を考えてみたことをきっかけに残業を大幅に減らすことが出来ました。
残業を大幅に減らすことが出来た方法は、
結論→マルチタスクを無くすこと！
だったのですが、どのぐらい残業時間が減ったのか、具体的にどのようにしたのか下記で詳しく紹介していきます。
おススメのツールの紹介も行いますので参考にしてくださいね。
残業時間でどんな仕事をするの？
- 当日の仕事の残務処理
- 翌日の仕事の準備
- 近日中にある仕事の準備
- 同僚や部下の仕事のサポート
筆者の場合、上記の4項目が残業時間で主にやっていた内容でした。
立場上1円も残業代も出ず、仕事量を減らすこともできないので、いかに仕事をスムーズに進めていくかを考えました。
この時一日平均して3～4時間残業をしていたので、月で平均して80時間以上1円も残業代が出ないのに仕事をしていました・・・。恐ろしいですね。
ですが、悪いことばかりではなく良い面もあったので続けることが出来ました。
残業が与える影響
メリット
- 翌日以降の仕事の負荷が軽減される
- 同僚や部下のサポートをすることで職場の現状を把握できる
- 終了時間は自分で調整できるので、自分が区切り良いと思うところまで仕事ができる
残業をすることで、翌日以降に慌てずに済み、スムーズに仕事ができ立場上、部下の仕事のヘルプに入ることも多かったので、他部門の知識が付きました。
また、毎日残業をしていたわけではなく、早く帰る日もあり、そんな時は毎日残業している分大目にみてもらえていました。
デメリット
- プライベートの時間が減る
- 疲労感が翌日に影響する
これにつきますね。
残業をしている人は分かると思いますが、プライベートの時間は全くなく、数か月すると、「自分は何のために仕事をしているんだ？」という気になってきます。
毎月の平均残業時間を計算して考えたこと
メリットとデメリットを見ても分かるように、明らかにデメリットの方が大きいです。
筆者も向上心はある方だと思うので、色々な部署の仕事を覚えれるのはいい勉強だと思っていましたがそれでも、どうやったら残業をしなくてもよくなるんだろうと考えるようになりました。
数年前まで月に80時間以上の残業を行っていたのですが、今では平均して10時間以内になっています。
何を変えたのか具体的に下記で紹介します。
１．仕事内容を整理する
毎朝20分その日に終わらせないといけない業務を紙に書きだしていきました。
筆者は会議などで出た業務を全てメモしていただのでそのメモを見ながら優先的に進めないといけない業務を紙に書き出し、書き出したらメモから消します。
その後、その日はその書きだした内容を一つ一つ進めていきました。
２．隙間時間を活用する
隙間時間に書類作成のイメージを考えたり、簡単な事務作業を行なって勤務時間中に無駄が出ないようにしていました。これも紙に書き出しているので明確にどの業務が残っているか把握しているから出来ました。
３．勤務時間内で出来るようにスケジュールを作る
約2～3週間毎朝書き出していくと、この流れに慣れてくるので、慣れてきたころに、その日の何時までにどの業務を進めるのかをスケジュール化しました。
初めのうちは「この3項目を午前中に終わらせよう」の様に大雑把なスケジュールでした。
４．「残業をしたら良い」という意識を持たない
「残業をしたら良い」と思っていた時は日々の仕事に終わりを感じることができませんでしたが、日々の仕事を整理できたことで「残業をしたら良い」という意識を持たずに、勤務時間まで頑張って仕事したら早く帰ろうと日々考えられるようになっていきす。
この時によく考えていたのは、勤務時間内でこの業務を終わらせられる人がいるのに、終わらせられない自分はなんて無能なんだと言い聞かせていました。
Trello
このTrelloというツールは神です。
恥ずかしい話筆者は数年前までTrelloの存在すら知らず、働いていました。
毎朝業務を紙に書いている筆者をみた上司に教えてもらい、その後知りましたが、オフィス業務をしている人であればだれでも知っているような有名なアプリです。
使い方などはここで説明するまでもなく沢山の記事が出ているので調べてみてください。オンライン上で自分が抱えているタスクをカード上に管理でき、スケジュールも作れ、パソコンや携帯からアクセスできるので、今では常にこのツールを使用しています。
まとめ
適度なものは良いですが過度な残業はどう考えてもデメリットが多すぎますね。
これを機会に自分の働き方を見直してみてください。
ここでは仕事に関する有益な情報を毎日発信していますので、是非他の記事も見てみてください。
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